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Wirtschaft
MV: Die elektronische Rechnung ist auf dem Vormarsch – der Fiskus hat sich darauf eingestellt
Mittwoch, der 5.Februar 2014
MV: Die elektronische Rechnung ist auf dem Vormarsch – der Fiskus hat sich darauf eingestellt

Rostock: Verbesserungen im täglichen Rechnungs- und Zahlungsverkehr, die Zeit und Arbeit sparen, sind mehr als willkommen. So gewinnt im Zeitalter der rasanten digitalen Entwicklung die elektronische Rechnungsstellung an Bedeutung. Der Gesetzgeber hat zwischenzeitlich darauf reagiert und die hohen umsatzsteuerlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen reduziert.

Ausgangslage
Bis zum 30. Juni 2011 war der elektronische Rechnungsaustausch wegen besonderer gesetzlicher Anforderungen sehr kompliziert und konnte, mangels Vorliegen von technischen Voraussetzungen wie der Datenübermittlung per EDI (Electronic Data Interchange) oder dem Fehlen einer qualifizierten elektronischen Signatur, schnell zur Umsatzsteuerfalle werden. So bestand beispielsweise die Gefahr, den Vorsteuerabzug zu verlieren oder bei Betriebsprüfungen mit Nachforderungen der Finanzbehörden konfrontiert zu werden, wenn die E-Signatur fehlte. Insbesondere für viele kleinere Unternehmen stellte die elektronische Rechnungsstellung trotz ihrer Vorteile ein Problem dar, weil der Aufwand, der für die steuerliche Anerkennung betrieben werden musste, sehr groß war.

Was hat sich geändert?
Mit dem Steuervereinfachungsgesetz wurden die bestehenden Hürden weitestgehend abgebaut und durch Änderungen im Umsatzsteuergesetz erfuhr die elektronische Rechnung eine Gleichstellung zur Papierrechnung. Die früher geforderte qualifizierte Signatur oder das EDI-Verfahren sind für die umsatzsteuerliche Anerkennung durch das Finanzamt nun nicht mehr notwendig. Der Leistungsempfänger muss sich, wie bei einer Papierrechnung auch, von der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit und der Lesbarkeit des Rechnungsinhaltes überzeugen sowie die Angaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen. Grundsätzlich ist für die Übermittlung einer Rechnung auf elektronischem Wege die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Das heißt aber nicht, dass diese vom Rechnungssteller extra eingeholt werden müsste. Vielmehr ist es so, dass der Empfänger den Rechnungssteller ausdrücklich darauf hinweisen muss, dass er diese Form der Übermittlung nicht wünscht. Andernfalls würde auch das stillschweigende Hinnehmen dieser Übermittlungsart wegen fehlender Formerfordernisse als Zustimmung gelten.

Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung
Der elektronische Versand von Rechnungen bringt Vorteile für beide Seiten. Für den Rechnungssteller bedeutet das u. a. eine Einsparung von Druck-, Papier- und Versandkosten sowie dem personellen Aufwand für die Versandvorbereitung und Postauflieferung. Außerdem ist wegen der schnellen Übermittlung an den Leistungsempfänger – gerade bei grenzüberschreitendem Austausch – auch mit einem schnelleren Leistungsausgleich zu rechnen. Dies wirkt sich u. U. positiv auf die finanzielle Situation des Rechnungsstellers aus, indem Zinsen gespart werden oder Liquidität gesichert wird. Für den Empfänger kann der Vorteil darin bestehen, dass die Rechnung nicht mehr aufwendig manuell im Computerprogramm erfasst werden muss, sondern gleich im System automatisiert weiter bearbeitet werden kann. Auch die Kosten für die Aufbewahrung sinken, da die Speicherung der Daten auf digitalen Medien den Ausdruck und die Aufbewahrung in Ordnern überflüssig macht. Also auch hier: Ersparnis von Material, Zeit, Räumlichkeiten und Personal.

Korrekte Aufbewahrung
Zu beachten ist allerdings: Elektronisch versandte Rechnungen sind so aufzubewahren, dass nachträgliche Änderungen nicht vorgenommen werden können. Das heißt, sie sollten auf elektronisch prüf-fähigen Datenträgern zur Verfügung stehen. Auch muss Wert auf einen verlässlichen Prüfpfad gelegt werden, der nicht zwangsläufig technischer Art sein muss. Aber der Zusammenhang von Rechnung und Bestellung sollte zu Prüfzwecken nachvollziehbar belegt werden können.

Die elektronische Rechnungsübermittlung ist heute in vielen Bereichen des wirtschaftlichen Lebens schon Gang und Gäbe. Aber um in allen Bereichen die Anforderungen des Fiskus zu erfüllen und um Ärger mit der Umsatzsteuer vorzubeugen, empfiehlt es sich, diese Art der Rechnungsstellung mit ei-nem Steuerprofi zu prüfen. Solche Experten sind zu finden im Steuerberater-Suchdienst der Steuerberaterkammer Mecklenburg-Vorpommern unter www.stbk-mv.de. (Pressemeldung vom 05.02.2014) 

Quelle: Steuerberaterkammer Mecklenburg-Vorpommern | Foto: Steuerberaterkammer M-V
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